SNABBFAKTA

Omfattning: Heltid
Arbetstider: Kontorstider, måndag - fredag kl 8:00-17.00
Ort: Centrala Stockholm, Kungsgatan 48
Startdatum: Omgående
Anställningsform: Särskild visstidsanställning. Du blir konsult via Inte Bara Post Bemanning men jobbar ute hos kund. Detta är ett långsiktigt konsultuppdrag.

DIN FRAMTIDA ARBETSPLATS:

Eurocommercial Properties Sweden är en framstående fastighetsutvecklare och förvaltare som fokuserar på kommersiella fastigheter av hög kvalitet. Eurocommercial äger fastigheter för 40 miljarder i Europa, varav 9 miljarder finns i Sverige. Deras engagemang för att skapa attraktiva och livfulla platser för shopping, arbete och fritid har gjort dem till en ledande aktör på den svenska fastighetsmarknaden.

Du kommer sitta i ett modernt och stilrent kontorslandskap på Kungsgatan tillsammans med 10 andra medarbetare. Eftersom du är huvudansvarig för kontoret förväntas du vara på plats regelbundet. Samtliga medarbetare utgår ifrån kontoret men dina kollegor är emellanåt ute på resor.

Som Office Manager är ditt huvudfokus dina medarbetare, externa besökare och kontoret. Du är den som ser till att allt på kontoret flyter på, att medarbetarna mår bra och att alla som kommer i kontakt med företaget får service i världsklass! Tjänsten kommer att innebära cirka 2-4 resor per år utanför Sverige då företaget har konferenser som du är med och anordnar. 

Du kommer att agera Executive Assistant till medarbetarna på kontoret i form av exempelvis resebokningar och kalenderhantering.

DINA ARBETSUPPGIFTER SOM OFFICE MANAGER:

• Välkomna externa besökare och medarbetare
• Hålla ordning på kontoret och i konferensrum, entré och kök
• Hantera bud- och post
• Svara i telefon och växel
• Scanning, kopiering, utskrifter
• Beställning och påfyllning av kontorsmaterial och mat
• Frukt- och frukostbeställningar
• Hantera blommor på kontoret
• Avtal och omförhandling av avtal som är kontorsrelaterade
• Hantera kontorets resebokningar samt rapportering av statistik kring resebokningar
• Bokning och koordinering av konferenser, middagar & aktiviteter
• Kalenderhantering
• Kontaktperson för externa leverantörer
• Fakturahantering, attest
• Kvittoredovisning
• Skicka ut pressinformation samt korrekturläsning
• Boka kurser, seminarium och utbildningar
• Hantera friskvård för medarbetare
• Nyckelhantering
• Administrera kontorets telefoni (abonnemang m.m.)
• Onboarding/offboarding av medarbetare
• Avtalshantering för fysiska avtal
• Kontaktperson i vissa frågor från kontoren i Amsterdam, Milano, Paris och Bryssel
• Avstämningar med Office Managers och assistenter på andra kontor
• Vara behjälplig vid ad hoc-uppgifter

VEM ÄR DU?
Vi söker dig som är serviceminded och lösningsorienterad ut i fingerspetsarna! Du är en glädjespridare som tar stort ansvar och alltid vill göra det lilla extra. Du tar initiativ till förbättringar på kontoret och strävar efter att ständigt utveckla både din roll och kontorets arbetsmiljö. Du är professionell, har ett öga för vad som behöver göras och har vana att driva dina uppgifter till framgång.

Vi söker dig som har:

• Arbetslivserfarenhet som Office Manager eller liknande arbetsuppgifter
• Arbetslivserfarenhet från en assistentroll
• Goda kunskaper i Office-paketet, inklusive Excel, Word och Outlook
• Flytande kommunikation på svenska och engelska, i både tal och skrift
• Möjlighet att resa utanför Sverige vid behov
• Erfarenhet av enklare ekonomiassistentuppgifter, vilket vi ser som meriterande

VAD ERBJUDER VI?

Som anställd på Inte Bara Post Bemanning får du en konsultchef som blir ditt bollplank och coach under hela anställningen. Som konsult blir du också en del i vårt konsultnätverk RPB Insights. RPB Insights ger dig utbildning och utveckling i form av föreläsningar, workshops, nätverksträffar och andra sociala tillställningar. Det ger dig också en möjlighet att träffa andra konsulter. Vi erbjuder alla våra konsulter friskvård.

ÖVRIG INFORMATION

• Den här rekryteringsprocessen hanteras av Inte Bara Post Bemanning och vår kunds önskemål är att alla samtal och mail kring tjänsten går till oss. Du kommer att vara anställd av oss på Inte Bara Post Bemanning och blir uthyrd till vår kund.
• Sök tjänsten genom att klicka på Skicka ansökan. Vi går igenom urvalet löpande och annonsen kan stängas ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals- och intervjufasen.
• I denna rekryteringsprocess utförs bakgrundskontroll och referenstagning.
• Vi tar inte emot ansökningar via mail men har du specifika frågor kring tjänsten besvaras dessa på rekrytering@rpbemanning.se. Skriv vilken tjänst det gäller i ditt mail och länka gärna till annonsen.